Регламент работы ЭПМК

2013-02-20

УТВЕРЖДЕНО

Председателем комитета

по делам архивов Оренбургской области

от 10.09.2007

Регламент работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)

Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПМК, утвержденного председателем комитета по делам архивов Оренбургской области.

ЭПМК на своих заседаниях рассматривает методические и практические вопросы, связанные с определением состава документов Архивного фонда Оренбургской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов, организацией документов в делопроизводстве, осуществляет руководство деятельностью центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК, ЭК) организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

1. Планирование работы ЭПМК

1.1. ЭПМК организует свою работу в соответствии с полугодовыми планами работы комиссии, а также исходя из практической целесообразности и актуальности рассмотрения тех или иных вопросов.

1.2. Секретарь ЭПМК по указанию председателя организует работу по формированию плана на полугодие.

1.3. Предложения к плану работы ЭПМК на полугодие представляются до 1 июня и 1 декабря текущего года секретарю ЭПМК. Секретарь ЭПМК до 30 июня и до 30 декабря составляет проект плана работы ЭПМК на очередное полугодие.

1.4. План работы ЭПМК на полугодие утверждается председателем комитета по делам архивов Оренбургской области и одобряется протоколом комиссии.

1.5. Секретарь комиссии информирует членов ЭПМК о ходе выполнении полугодовых планов работы.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПМК

2.1. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЭПМК, осуществляется секретарем, членами, экспертами ЭПМК, а также ответственными исполнителями за подготовку данных вопросов.

2.2. Поступающие на рассмотрение ЭПМК документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, иметь требуемое количество экземпляров и сопровождаться выписками из протоколов и решений ЭК организаций, справок и других необходимых материалов для рассмотрения данного вопроса.

2.3. Документы, представленные на рассмотрение ЭПМК в нарушение правил, установленных настоящим Регламентом, к рассмотрению ЭПМК не принимаются и подлежат возврату. Ответственность за качество представляемых на ЭПМК материалов возлагается на подготовивших их исполнителей.

2.4. Все документы, поступившие на рассмотрение комиссии, по указанию председателя ЭПМК передаются для исполнения через секретаря ЭПМК членам и экспертам комиссии. Председатель ЭПМК имеет право определять конкретных исполнителей, ответственных за подготовку данного вопроса.

2.5. Секретарь ЭПМК организует:

- проверку правильности оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК;

- передачу документов исполнителю в соответствии с указаниями председателя ЭПМК;

-обеспечение членов ЭПМК необходимым количеством экземпляров проектов документов, предполагаемых на рассмотрение ЭПМК, передает подготовленный комплекс документов председателю ЭПМК;

- поступление документов в соответствии с “Перечнем основных документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области” (приложение №1).

2.6. Помощник секретаря организует регистрацию и представление документов, поступающих от организаций – источников комплектования филиалов ГУ «ГАОО» в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске.

2.7. Члены ЭПМК, эксперты рассматривают документы в сроки, указанные председателем ЭПМК с приложением своих замечаний и возвращают на доработку исполнителям.

3. Подготовка и проведение заседаний комиссии

3.1. Заседания ЭПМК созываются председателем комиссии два раза в месяц по мере накопления материалов, подлежащих рассмотрению, но не реже одного раза в месяц.

3.2. Заседание ЭПМК считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава ЭПМК. Ход заседания протоколируется.

3.3. Члены ЭПМК оповещаются об очередном заседании секретарем комиссии не позднее, чем за 3 дня до заседания.

3.4. Повестка дня очередного заседания ЭПМК составляется секретарем ЭПМК и передается председателю комиссии не позднее, чем за 2 дня до заседания. Материалы к заседанию передаются членам комиссии за 10 дней до заседания.

3.5. На рассмотрение ЭПМК выносятся материалы, поступившие не менее, чем за 5 дней до заседания комиссии и оформленные в соответствии с требованиями архивных технологий.

3.6. До заседаний ЭПМК специалисты комитета и государственных архивов, представляющих документы на рассмотрение комиссии, предварительно просматривают поступившие материалы; неправильно оформленные документы или документы, представленные без необходимой сопроводительной документации, возвращаются на доработку.

3.7. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протоколы оформляются в двухнедельный срок после заседания и формируются секретарем в отдельное дело за каждый месяц работы комиссии. В отдельные дела также формируются заключения и письменные замечания экспертов, высказанные на заседаниях ЭПМК, выписки из протоколов заседаний комиссии и решения ЭПМК по отдельным вопросам (изменения сроков хранения дел и др.).

3.8. Решения ЭПМК принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимается председателем комиссии.

3.9. Особые мнения членов комиссии в случае их несогласия с принятым комиссией решением отражаются в протоколе и прилагаются к нему в письменном виде.

3.10. Проекты решений ЭПМК в течение трех дней после принятия должны быть исполнителем доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представлены на подпись председателю ЭПМК. Подписанные решения ЭПМК доводятся до сведения всех заинтересованных организаций.

3.11. Протокол ЭПМК подписывается председателем и секретарем комиссии и представляется на утверждение председателю комитета в течение 15 дней после заседания.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПМК

4.1. Вид контроля и сроки представления информации о выполнении решений ЭПМК определяются в тексте самого решения, в случае их отсутствия, устанавливаются председателем ЭПМК.

4.2. Секретарь ЭПМК по указанию председателя организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки. Информирует ЭПМК о ходе и результатах выполнения решений и рассмотрения поступивших документов.

4.3. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК по информации секретаря комиссии.

4.4. Контроль исполнения решений ЭПМК ведется в контрольной картотеке, карточки в которой систематизируются по срокам исполнения документов.

4.5. Поступление и результаты рассмотрения методических рекомендаций, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел регистрируется секретарем в “Журнале учета поступления методических пособий, инструкций, номенклатур, описей на рассмотрение ЭПМК”.