Регламент работы коллегии

2013-02-20
Утвержден
Решением коллегии
комитета по делам архивов
Оренбургской области
от 05.10.2006 №29
Регламент работы коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области

Настоящий регламент определяет порядок организации деятельности коллегии комитета по делам архивов Оренбургской области.

1. Организация работы коллегии

1.1. Коллегия комитета по делам архивов Оренбургской области является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает вопросы сохранности, комплектования, учета и использования Архивного фонда Оренбургской области; деятельности государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

1.2. Коллегия работает по утвержденным полугодовым планам. Предложения к проектам планов представляются к 10 декабря года, предшествующего планируемому периоду.

1.3. На коллегии рассматриваются проекты планов развития архивного дела в области и отчеты об их выполнении; вопросы, предусмотренные планом работы комитета по делам архивов Оренбургской области.

1.4. Заседания коллегии проводятся не реже одного раза в полугодие. При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания.

1.5. Заседания коллегии проводятся под председательством председателя комитета по делам архивов Оренбургской области, (в его отсутствие - заместителя председателя комитета по делам архивов Оренбургской области, заместителя председателя коллегии). Заседания правомочны при условии присутствия на нем не менее половины членов коллегии.

1.6. Персональный состав коллегии утверждается приказом председателя комитета по делам архивов Оренбургской области по согласованию со структурами, участвующими в формировании коллегии .

1.7. Решения коллегии принимаются большинством голосов.

2. Подготовка и проведение заседаний коллегии

2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии осуществляется членами коллегии, работниками комитета по делам архивов Оренбургской области, руководителями отделов и специалистами ГУ «ГАОО» и ГУ «ЦДНИОО» согласно утверждённому плану. Секретарь коллегии, не позднее чем за один день до заседания, представляет председателю коллегии проекты решений и материалы к ним, обеспечивает явку членов коллегии на заседание.

На заседания коллегии приглашаются для рассмотрения отдельных вопросов заведующие отделами и специалисты архивов, непосредственно участвовавшие в подготовке материалов.

Организация и проведение расширенных (или выездных) заседаний коллегии проводится по отдельному плану. В целях обеспечения оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается следующий регламент:

- доклад – до 20 минут;

- содоклад – до 10 минут;

- выступления – до 5 минут;

- справки – до 2 минут.

3. Порядок представления материалов для рассмотрения

3.1. Проекты решений и материалы к ним представляются секретарю коллегии за три дня до заседания.

3.2. В тех случаях, когда на рассмотрение коллегии выносятся вопросы, не предусмотренные планом, срок представления материалов определяется председателем коллегии.

3.3. Проекты решений должны содержать краткий анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения решения и фамилии ответственных исполнителей.

3.4. Проекты решений, материалы к ним должны быть согласованы со всеми заинтересованными организациями и структурными подразделениями, иметь визы их руководителей, в адрес которых даны конкретные поручения.

3.5. Для проектов решений по исполнению документов вышестоящих органов, в констатирующей части следует указывать дату, номер , название, автора каждого документа. Для отдельных проектов констатирующая часть в решении коллегии может отсутствовать.

3.6. К проекту решения коллегии прилагается справка, содержащая информацию о ходе или выполнении решения коллегии (приказов) по данному вопросу. Объем справки не должен превышать шести страниц машинописного текста, за исключением сводных годовых докладов по планированию и отчетности. К проектам решений об утверждении нормативных документов, инструкций и указаний прилагаются проекты самих документов; к проектам решений по кадровым вопросам – документы, послужившие основанием для принятия решений (справки, представления, ходатайства и др.).

4.Документирование деятельности коллегии

4.1. Заседание коллегии протоколируется секретарем по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству комитета по делам архивов Оренбургской области: слушали - выступили - решили с записью основного содержания и решений по каждому вопросу.

4.2. Решения, принятые между заседаниями коллегии (в опросном порядке), доводятся до всех членов коллегии на очередном заседании и включаются в протокол этого заседания (прилагаются к протоколу).

4.3. Решения коллегии оформляются по каждому пункту повестки дня или в виде самостоятельного документа.

4.4. В трехдневный срок после заседания коллегии проект решения дорабатывается с учетом предложений и замечаний, высказанных в ходе обсуждения, визируется заместителем председателя комитета по делам архивов Оренбургской области, представляется секретарем коллегии на подпись председателю. Подписанные документы рассылаются секретарем коллегии.

5.Организация контроля исполнения решений коллегии

5.1. Организационная работа по выполнению решений коллегии возлагается на председателя и заместителя председателя комитета по делам архивов Оренбургской области, специалистов комитета, руководителей государственных архивов.

5.2. Контроль за сроками исполнения принятых решений коллегии осуществляет секретарь коллегии.

5.3. Снятие решений с контроля осуществляется председателем коллегии после рассмотрения итогов выполнения на коллегии или представления исполнителем справок о его выполнении.

5.4. Снятие решения с контроля не означает прекращение его действия.

5.5. Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения принимаемых решений периодически вносятся на обсуждение коллегии.