Положение об экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)

2012-12-13

УТВЕРЖДЕНО

Председателем комитета

по делам архивов Оренбургской области

от 10.09.2007

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)

1. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) – совещательный орган, созданный комитетом по делам архивов Оренбургской области (далее – комитет) в сфере архивного дела для рассмотрения научно-методических и практических вопросов архивного дела, в том числе вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Оренбургской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных, муниципальных архивов и других архивов, находящихся на территории Оренбургской области, и организации методического обеспечения архивного дела в Оренбургской области.

1.2. В своей деятельности ЭПМК руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области» и другими нормативными актами Российской Федерации и Оренбургской области, резолюциями Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, приказами комитета по делам архивов Оренбургской области и настоящим Положением, выполняет рекомендации Федерального архивного агентства, решения Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве.

1.3. В состав ЭПМК, утверждаемый приказом председателя комитета, входят: председатель ЭПМК, его заместитель, секретарь ЭПМК, помощник секретаря и члены комиссии из числа специалистов комитета по делам архивов Оренбургской области, государственного учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (ГУ «ГАОО»), государственного учреждения «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГУ «ЦДНИОО») и организаций – источников комплектования ГУ «ГАОО».

Председателем ЭПМК является заместитель председателя комитета по делам архивов Оренбургской области, осуществляющий общее руководство деятельностью комиссии.

1.5. При ЭПМК создается группа экспертов из сотрудников ГУ «ГАОО» и ГУ «ЦДНИОО», эксперты выступают содокладчиками членов ЭПМК.

1.6. На заседания ЭПМК могут приглашаться в качестве экспертов работники организаций – источников комплектования государственных, муниципальных архивов при решении вопросов, связанных с деятельностью данных организаций.

1.7. Комиссия принимает решения, которые подписываются председателем, в его отсутствие заместителем председателя, и секретарем ЭПМК, являются обязательными для исполнения ГУ «ГАОО» и его филиалов в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске, ГУ «ЦДНИОО», архивными органами и учреждениями муниципальных образований и организациями – источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (по соглашению).

1.8. Председатель комитета по делам архивов Оренбургской области осуществляет контроль за деятельностью ЭПМК и утверждает настоящее Положение.

2. Основные задачи и функции ЭПМК

2.1. Основными задачами экспертно-проверочной методической комиссии являются:

2.1.1. Включение в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, находящихся в государственной собственности области, муниципальной и частной собственности, а также на основании соглашения – федеральных государственных органов и организаций, администраций муниципальных образований.

- изучение, рассмотрение и оценка научно-исследовательских и методических разработок государственных и муниципальных архивов области, организаций – источников комплектования;

- улучшение нормативного и методического обеспечения проводимых в архивах области работ, с целью повышения их эффективности и качества.

2.1.2. осуществление научно-методического руководства и координация деятельности центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

2.1.3. осуществление научно-методического руководства и координация деятельности по вопросам совершенствования делопроизводства в ГУ «ГАОО», ГУ «ЦДНИОО»;

2.1.4. подготовка проектов методических документов в области архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин;

2.1.5. решение научно-методических вопросов, возникающих в процессе подготовки методических пособий по основным направлениям деятельности государственных и муниципальных архивов;

2.1.6. определение качества и соответствия основам архивоведения, документоведения, археографии, источниковедения, других смежных с ними научных дисциплин, проектов методических пособий, представленных на рассмотрение комиссии.

2.2. ЭПМК в соответствии с возложенными на нее задачами рассматривает:

2.2.1. проекты методических пособий, рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов, комплектования государственных и муниципальных архивов и использования архивных документов;

2.2.2. предложения по разработке (переработке) методических рекомендаций, определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда Оренбургской области в организациях – источниках комплектования;

2.2.3. списки организаций и физических лиц – источников комплектования ГБУ «ГАОО» и его филиалов в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске, ГБУ «ЦДНИОО», муниципальных архивов, в том числе источников комплектования научно-технической документацией и аудиовизуальными документами, изменения и дополнения к ним;

2.2.4. перечни документов, проблем (тем), по которым научно-техническая документация подлежит передаче на постоянное хранение;

2.2.5. положения об архивах организаций – источников комплектования, документы которых относятся к собственности Оренбургской области и федеральной собственности (в соответствии с соглашением «Об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела»);

2.2.6 инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов (в соответствии с соглашением «Об отношениях и сотрудничестве в области архивного дела»);

2.2.7. представляемые организациями – источниками комплектования описи: дел (документов) постоянного хранения, по личному составу, на научно-техническую документацию (НТД), аудиовизуальные документы; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, неисправимом повреждении документов, не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

2.2.8. описи дел постоянного хранения и по личному составу, и другие описи, после усовершенствования и переработки архивных фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах области;

2.2.9. вопросы по отбору на постоянное хранение документов личного происхождения и аудиовизуальных документов;

2.2.10. информации о работе ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а также информации работников архивных учреждений области.

ЭПМК организует и проводит выездные заседания в организациях – источниках комплектования ГУ «ГАОО», городах и районах области.

3. Права экспертно-проверочной методической комиссии

Экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам архивов предоставляется исключительное право определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации.

3.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия выносит решения:

3.1.1. об одобрении проектов методических пособий и рекомендаций (п.2.2.1.),

3.1.2. об утверждении описей (пп.2.2.7, 2.2.8), актов (п.2.2.7);

3.1.3. о согласовании списков организаций и физических лиц (п.2.2.3), перечней документов (п.2.2.4), положений (п.2.2.5.), инструкций по делопроизводству, номенклатур дел (п.2.2.6.) и описей дел по личному составу (п.2.2.7).

3.2. ЭПМК выносит рекомендации по результатам обсуждения:

3.2.1 предложений (п. 2.2.2), вопросов о приобретении и приеме на государственное хранение документов личного происхождения, аудиовизуальных документов (п. 2.2.9), планов (2.2.10), информаций (п. 2.2.11);

3.3. ЭПМК имеет право:

3.3.1 рекомендовать ГУ «ГАОО» и его филиалам гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске, ГУ «ЦДНИОО» внедрения одобренных методических пособий в области архивного дела и делопроизводства;

3.3.2. запрашивать от ГУ «ГАОО» и его филиалов в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске, ГУ «ЦДНИОО», ЦЭК (ЭК) организаций источников комплектования государственных и муниципальных архивов предложения и заключения по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, организации документов в делопроизводстве, протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) по обсуждению указанных вопросов, документы к ним;

3.3.3. информировать руководителей организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов по вопросам, относящимся к деятельности их ЦЭК (ЭК).

4. Права председателя и секретаря ЭПМК

4.1. Председатель ЭПМК обладает правами, вытекающими из Положения о комиссии:

4.1.1. организует, координирует, контролирует деятельность комиссии и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач;

4.1.2. приглашает на заседание комиссии и привлекает к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на заседаниях ЭПМК специалистов архивов и делопроизводственных служб организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов области.

4.2. Секретарь ЭПМК имеет право:

4.2.1. требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии, осуществлять текущий контроль;

4.2.2. возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПМК имеет право выносить соответствующие решения.

5. Организация работы ЭПМК

5.1. Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии осуществляется в соответствии с Регламентом работы ЭПМК.

5.2. Деятельность ЭПМК предусматривается планами основных мероприятий комитета по делам архивов Оренбургской области и осуществляется в соответствии с полугодовыми планами работы ЭПМК, утверждаемыми протоколом комиссии.

5.3. Состав ЭПМК утверждается приказом комитета по делам архивов Оренбургской области. Руководство деятельностью ЭПМК возлагается на председателя комиссии.

5.4. Заседания ЭПМК созываются в соответствии с планом и Регламентом работы ЭПМК, а также по мере необходимости. Заседание ЭПМК считается правомочным, если на нем присутствуют более половины ее состава.

5.5. Заседания ЭПМК протоколируются.

Решения ЭПМК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. По вопросам, касающимся изменения документов нормативного характера, решение ЭПМК считается правомочным при наличии 2/3 голосов членов комиссии.

При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

Особые мнения членов ЭПМК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.6. Протоколы заседаний ЭПМК подписываются председателем, в его отсутствие заместителем председателя и секретарем комиссии, утверждаются председателем комитета по делам архивов Оренбургской области.

5.7. Заместитель председателя ЭПМК осуществляет учет и отчетность о работе комиссии по организациям – источникам комплектования филиалов ГБУ «ГАОО» в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске; контролирует сроки прохождения документов и исполнение решений ЭПМК.

5.8. Секретарь ЭПМК по указанию председателя или его заместителя обеспечивает созыв заседаний комиссии, протоколирует заседания, доводит до сведения заинтересованных организаций и лиц о решениях комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет делопроизводство ЭПМК и обеспечивает сохранность ее материалов.

5.9. Помощник секретаря ЭПМК организует работу по регистрации, рассмотрению и представлению документов, поступающих от организаций – источников комплектования филиалов ГБУ «ГАОО» в гг.Бугуруслане, Бузулуке и Орске.

5.10. Деятельность специалистов, вошедших в состав ЭПМК в качестве членов комиссии или экспертов, предусматривается в планах работ по месту их основной деятельности, и может подлежать дополнительной оплате по усмотрению руководителя организации.

5.11. В целях усиления координационно-аналитической и методической деятельности членов и группы экспертов ЭПМК приказом комитета по делам архивов Оренбургской области за ними закреплены отрасли и общественные организации.

5.12. Экспертно-проверочная методическая комиссия имеет штампы об утверждении, согласовании и одобрении документов и бланки, предусмотренные в инструкции по делопроизводству комитета по делам архивов Оренбургской области.